Hilfe und Erklärungen

Auf dieser Seite findest du Antworten zu den wichtigsten Funktionen der impul-z Webseite, zu Rollen und Berechtigungen sowie zu den Integrationsmöglichkeiten für Vereine, Sponsoren und Veranstalter.

Die Plattform soll Vereinen helfen, ihre Informationen aktuell zu halten, Veranstaltungen sichtbar zu machen, Helfereinsätze einfacher zu koordinieren und Anmeldungen strukturiert entgegenzunehmen. Sponsoren und Veranstalter können impul-z nutzen, um eigene Angebote zu publizieren und bei Bedarf ebenfalls Anmeldungen oder Helfereinsätze zu organisieren.

Zögere nicht, mittels Formular neue Fragen, Ideen oder Unterstützungsbedarf zu melden.

Die Inhalte sind in Themenblöcke gegliedert. So findest du schneller die passende Hilfe: zuerst den Überblick, danach Verwaltung und Berechtigungen, anschliessend Veranstaltungen, Helferorganisation, Benachrichtigungen, Datenschutz und Integration.

1. Überblick und Ziel der Plattform

Starte hier, wenn du wissen möchtest, für wen impul-z gedacht ist und welche Grundfunktionen die Plattform bietet.

impul-z richtet sich an Vereine, Sponsoren, Veranstalter, Helferinnen und Helfer sowie an Personen aus den Gemeinden Uzwil und Oberuzwil, die sich über Angebote, Veranstaltungen und Mitwirkungsmöglichkeiten informieren möchten.

Die Webseite verbindet mehrere Bedürfnisse in einer gemeinsamen Plattform:

  • Vereine können ihr Vereinsprofil pflegen, Mitglieder mit Administrationsrechten verwalten und Veranstaltungen erfassen.
  • Sponsoren und Veranstalter können mit einem eigenen Benutzerkonto Veranstaltungen, Kurse oder weitere Angebote publizieren.
  • Besucherinnen und Besucher finden Vereine, Sponsoren und Veranstaltungen in übersichtlichen Karten- und Listenansichten.
  • Helferinnen und Helfer können sich ohne eigenes Benutzerkonto für Einsätze anmelden.
  • Verantwortliche können Helferanmeldungen direkt auf der Webseite zu Aufgaben und Schichten zuordnen.

Auf der impul-z Webseite findest du als Verein die Funktionen, um die Informationen deines Vereins selbständig zu bewirtschaften und Vereinsmitglieder festzulegen. Du kannst Veranstaltungen erfassen, die einmalig stattfinden oder in einer Serie (alle X Wochen oder X Monate) stattfinden.

Zusätzlich kannst du bei Veranstaltungen festlegen, ob und wie viele Helferinnen und Helfer für welche Tätigkeiten gesucht werden.

Weiter unten findest du weitere Informationen zu den Funktionen.

2. Profile, Mitgliedschaften und Berechtigungen

Diese Abschnitte erklären Benutzerkonten, Rollen, Vereinsverwaltung sowie öffentliche Vereins- und Sponsorenprofile.

impul-z unterscheidet zwischen öffentlichen Besucherinnen und Besuchern, Vereinsverantwortlichen, Veranstaltern, Sponsoren und Administratoren.

Vereinsverantwortliche verwalten ihre eigenen Vereine und die dazugehörigen Veranstaltungen. Veranstalter und Sponsoren können eigene Veranstaltungen erfassen, auch wenn sie keinem Verein zugeordnet sind. Externe Helferinnen, Helfer und Event-Teilnehmende benötigen kein Benutzerkonto.

Nach dem Login kannst du über das Benutzermenü (oben rechts) die Seite „Meine Vereine“ aufrufen.

Du kannst nun alle Vereine verwalten, bei denen du mit entsprechenden Administrationsrechten als Vereinsmitglied definiert bist.

Auf der Vereinsverwaltung findest du unten die Liste der Vereinsmitglieder. Mit der Funktion „Mitglied einladen“ gelangst du auf einen Dialog zur Erfassung der E-Mail Adresse eines weiteren Vereinsmitglieds.

Wenn du eine für impul-z noch unbekannte E-Mail Adresse angibst, erstellt das System automatisch einen neuen Benutzer und sendet die Zugangsdaten, zusammen mit der Information über die von dir erfasste Vereinsmitgliedschaft. Falls die angegebene E-Mail Adresse bereits bekannt ist, sendet das System ebenfalls automatisch eine Benachrichtigung mit Informationen zur Vereinsmitgliedschaft.

Vereine und Sponsoren werden auf impul-z mit eigenen Profilseiten dargestellt. Diese Profile schaffen Sichtbarkeit und erleichtern die Kontaktaufnahme.

Je nach hinterlegten Daten werden unter anderem Logo, Name, Beschreibung, Interessen, Kontaktangaben, E-Mail Adresse, Telefonnummer und Homepage angezeigt. Die öffentlichen Übersichten können wahlweise als Kacheln oder als kompakte Liste genutzt werden.

Für Vereine ist die Profilpflege besonders wichtig, weil Veranstaltungen, Helferaufrufe und Mitgliedschaften mit dem jeweiligen Verein verknüpft werden. Für Sponsoren entsteht eine einfache Möglichkeit, als unterstützende Organisation sichtbar zu werden und eigene Veranstaltungen zu veröffentlichen.

3. Veranstaltungen, Agenda und Event-Anmeldungen

Hier findest du alles rund um die Agenda, das Erfassen von Veranstaltungen und die Anmeldung von Teilnehmenden.

Die Agenda zeigt Veranstaltungen, Kurse und weitere Angebotsarten in einer responsiven Übersicht. Besucherinnen und Besucher können zwischen Kachel- und Listenansicht wechseln und die Einträge nach Kriterien wie Veranstaltungsart, Zielpublikum, Interessen, Kosten oder zukünftigen Terminen eingrenzen.

Veranstaltungen können mit Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Bild, Beschreibung, Veranstaltungsart, Zielpublikum, Interessen, Kosteninformationen und externen Links erfasst werden. Optional kann eine ICS-Datei bereitgestellt werden, damit der Termin direkt in Kalender-Apps übernommen werden kann.

Für wiederkehrende Anlässe unterstützt das System Terminserien. Dadurch lassen sich regelmässige Veranstaltungen effizient erfassen und bei Bedarf als ganze Serie oder ab einem bestimmten Datum wieder entfernen.

Veranstalter ohne Vereinszuordnung können ebenfalls Veranstaltungen verwalten. In diesem Fall wird die Veranstaltung dem Benutzer selbst zugeordnet und nicht einem Verein.

Auf die Veranstaltungen-Verwaltung gelangst du über die Seite „Meine Vereine„. Wähle dort den Verein und öffne die Veranstaltungsverwaltung.

Auf der Übersicht der Veranstaltungen deines Vereins werden alle Veranstaltungen aufgeführt, standardmässig gefiltert auf Events in der Zukunft. Die Veranstaltungen werden chronologisch aufsteigend aufgelistet.

Auf dieser Übersicht kannst du einzelne Veranstaltungen editieren oder löschen. Für Events einer Serie findest du weitere Funktionen:

  • Gesamte Serie löschen:
    Löscht die gesamte Event-Serie inklusive der originalen Veranstaltung
  • Diese und die zukünftigen Veranstaltungen dieser Serie löschen:
    Löscht alle Veranstaltungen derselben Event-Serie, die chronologisch nach der selektierten Veranstaltung in Zukunft geplant sind. Auch die selektierte Veranstaltung wird gelöscht.

Unterhalb der Liste findest du die Funktion „Neue Veranstaltung erfassen“. Auf der Seite zur Erstellung einer neuen Veranstaltung werden alle relevanten Felder angezeigt, die möglichst vollständig ausgefüllt werden sollen. Die Pflichtfelder sind mit einem roten * markiert.

Einige spezielle Felder erklärt:

  • Sichtbarkeit der Veranstaltung:
    Du kannst festlegen, ob eine Veranstaltung noch nicht sofort, sondern erst ab einem bestimmten Zeitpunkt über die „Agenda„-Seite aufgefunden werden kann.
  • Terminserie:
    Du kannst festlegen, ob deine Veranstaltung wöchentlich oder monatlich wiederholt wird. Nach Auswahl der Wiederholungsart musst du weitere Daten angeben, damit das System die Veranstaltungen auf Basis des angegebenen Serienmusters generieren kann.
    Wichtiger Hinweis: aus Gründen der Datenkonsistenz werden die Events einer Serie über eine Serien-Identifikation miteinander referenziert, es ist aber nicht möglich, das Serienmuster einer bereits erstellten Serie erneut zu verändern. In diesem Fall musst du die Serie oder die zukünftigen Veranstaltungen einer Serie löschen und sie danach neu erstellen.
  • Partnerverein(e):
    Vereine helfen Vereinen, das ist toll. Hier kannst du Vereine auswählen, die mit dir gemeinsam eine Veranstaltung durchführen. Angegebene Partnervereine werden auf der Veranstaltungsseite, die über die impul-z Agenda-Seite angezeigt werden können, aufgeführt.
  • Zusatzfunktion „Veranstaltung als ics-Datei bereitstellen“:
    ICS ist ein sehr verbreitetes, bekanntes und standardisiertes Dateiformat. Es handelt sich um Dateien, die mit praktisch jedem E-Mail- oder Kalender-App geöffnet werden können. Die ics-Datei enthält die meisten Daten aus der Veranstaltung und ermöglicht es so, die Veranstaltung als Termin importieren zu können.

Für einzelne Veranstaltungen kann ein Anmeldeformular aktiviert werden. Dieses Formular wird direkt auf der Veranstaltungsseite angezeigt, solange die Anmeldefrist noch nicht überschritten ist.

Die Verantwortlichen können definieren, welche Standardfelder angezeigt werden, zum Beispiel Name, E-Mail Adresse oder Telefonnummer. Zusätzlich können beliebig viele Zusatzfelder ergänzt werden, etwa Textfelder, Auswahlfelder oder Zahlenfelder mit Mindestwert, Maximalwert und Schrittgrösse.

Bei neuen Anmeldungen kann impul-z automatisch eine E-Mail Benachrichtigung an die zuständige Kontaktadresse senden. Optional können Anmeldungen zusätzlich als Datensätze gespeichert werden. Gespeicherte Event-Anmeldungen lassen sich später in einer geschützten Übersicht anzeigen und als PDF oder Excel-Datei exportieren.

Diese Funktion eignet sich für Kurse, Workshops, Versammlungen, Führungen, Angebote mit begrenzter Teilnehmerzahl oder andere Veranstaltungen, bei denen eine strukturierte Anmeldung benötigt wird.

4. Helferorganisation und Einsatzplanung

Diese Funktionen unterstützen dich beim Suchen, Erfassen, Zuordnen und Informieren von Helferinnen und Helfern.

Bei Veranstaltungen kann eine Helfersuche aktiviert werden. Dabei werden Aufgaben und Schichten definiert, für die Helferinnen und Helfer gesucht werden. Die Anmeldung erfolgt ohne eigenes Login direkt über ein Formular.

Es gibt zwei Einsatzarten:

  • Öffentliche Helferaufgaben: Diese sind für alle Besucherinnen und Besucher sichtbar.
  • Vereinsinterne Helferaufgaben: Diese sind nur über einen internen Einladungslink sichtbar, der weitergegeben werden kann.

Auf dem Anmeldeformular können mehrere Aufgaben und Schichten ausgewählt werden. Wenn sich Zeiten überschneiden, wird dies farblich markiert und erklärt. Die Anmeldung wird dadurch nicht blockiert, weil es Situationen geben kann, in denen eine Überschneidung bewusst gewünscht oder organisatorisch lösbar ist.

Beim Erfassen der Helferaufgaben können Schichten aus derselben oder aus einer anderen Aufgabe übernommen werden. Das spart Zeit, wenn mehrere Aufgaben ähnliche Einsatzzeiten haben.

Pro Schicht kann optional eine Limitierung der Helferanmeldungen definiert werden. Damit lässt sich festlegen, wie viele Personen maximal für eine bestimmte Aufgabe und Schicht eingeplant werden sollen. Wenn kein Limit hinterlegt ist, bleibt die Schicht ohne Begrenzung auswählbar.

Für die Helferanmeldung können zusätzliche Auswahlfelder definiert werden, zum Beispiel für Mannschafts- oder Vereinszugehörigkeit oder besondere Hinweise. Die Verantwortlichen legen die Bezeichnung und die auswählbaren Werte fest. Die Angaben werden mit der Helferanmeldung gespeichert und später in der Zuordnung sowie im Einsatzplan angezeigt.

Die Anmeldefrist wird berücksichtigt. Nach Ablauf der Frist werden keine neuen Helferanmeldungen mehr angeboten.

Für jede Veranstaltung mit Helferanmeldungen steht eine Zuordnungsseite zur Verfügung. Dort werden Aufgaben und Schichten als Matrix dargestellt. Die eingegangenen Anmeldungen erscheinen als Karten und können per Drag and Drop den passenden Aufgaben und Schichten zugeordnet werden.

Wenn eine Person bei der Anmeldung mehrere Aufgaben oder mehrere Schichten gewählt hat, wird diese Anmeldung entsprechend mehrfach als Karte angezeigt. So bleibt sichtbar, wo überall ein Einsatz möglich oder bereits zugeteilt ist.

Eine Karte kann bei Bedarf dupliziert werden. Das ist hilfreich, wenn sich eine Person allgemein zur Mithilfe meldet und später mehreren Aufgaben oder Schichten zugeteilt werden soll.

Für längere Drag-and-Drop-Verschiebungen steht am unteren Rand ein Parkplatz zur Verfügung. Karten können dort kurz zwischengelagert werden, während du an die passende Stelle in der Zuordnungsmatrix scrollst.

Zusätzlich stehen Zonen wie „Neu zuzuordnen“, „Reserve“ und „Abgesagt“ zur Verfügung. Damit können Verantwortliche den aktuellen Stand der Einsatzplanung sauber abbilden.

Die Limitierung einer Schicht berücksichtigt die Karten, die bereits fix zugeordnet oder als Reserve eingeplant sind. Neue, noch nicht zugeordnete Karten zählen noch nicht gegen das Limit. So bleibt die Planung flexibel, bis die Verantwortlichen die Zuordnung bewusst speichern.

Nach Abschluss der Planung kann ein Einsatzplan als PDF geöffnet, gedruckt oder weitergeleitet werden. Das PDF enthält die zugeordneten Personen inklusive Kontaktangaben und allfälligen Zusatzangaben aus der Helferanmeldung. Ausserdem können Helferinnen und Helfer per E-Mail über ihre zugeordneten Aufgaben und Schichten informiert werden. Optional lässt sich der Einsatzplan als PDF direkt mitsenden.

5. Benachrichtigungen und Datenschutz

Hier geht es um automatische E-Mails, geschützte Informationen und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Viele Prozesse auf impul-z sind mit automatischen E-Mail Benachrichtigungen unterstützt. Dadurch müssen Verantwortliche die Informationen nicht manuell zusammensuchen oder mehrfach erfassen.

Beispiele für automatische Nachrichten:

  • Zugangsdaten und Bestätigungen nach freigegebenen Mitglieder-, Vereins- oder Sponsorenanmeldungen.
  • Einladungen an weitere Vereinsmitglieder mit Informationen zur neuen Mitgliedschaft.
  • Versand von Links zur Helfersuche, optional inklusive vereinsinterner Helferaufgaben.
  • Benachrichtigung der Kontaktperson bei neuen Helferanmeldungen.
  • Informationen an Helferinnen und Helfer über ihre zugeteilten Aufgaben und Schichten.
  • Benachrichtigung bei neuen Anmeldungen zu Veranstaltungen, sofern diese Funktion aktiviert ist.

Öffentlich sichtbar sind nur jene Inhalte, die bewusst für Besucherinnen und Besucher bestimmt sind, zum Beispiel Vereinsprofile, Sponsorenprofile und publizierte Veranstaltungen.

Personenbezogene Daten aus Helferanmeldungen oder Event-Anmeldungen werden nicht öffentlich durchsuchbar dargestellt. Die entsprechenden Übersichten und Exporte sind nur für berechtigte Verantwortliche verfügbar.

6. Integration, Support und Weiterentwicklung

Diese Abschnitte helfen bei technischer Integration, Einrichtung, Support-Anfragen und Verbesserungsideen.

Die Agenda auf impul-z.ch kann von externen Webseiten verwendet werden. Du kannst über eine Abfrage die Veranstaltungen deines Vereins bzw. deiner Vereine abrufen und diese dann auf der Vereinshomepage darstellen.

Hierzu werden drei Formate unterstützt:

  • JSON (Standard, wenn kein Format angegeben wurde)
  • XML
  • HTML

Für alle Aufrufmöglichkeiten ist zwingend die Vereins-ID (Parameter „association_id“) anzugeben. Diese ID ist auf der Seite Mitgliedschaften ersichtlich.

Abfragearten Agenda

Die Veranstaltungen werden im JSON-Format ausgegeben. Die Daten müssen zwecks Darstellung auf der externen Webseite entsprechend verarbeitet werden, damit sie benutzerfreundlich dargestellt werden.

Aufruf:

https://www.impul-z.ch/?events_feed=1&association_id=123&format=json

Parameter:

  • association_id: ID des Vereins auf impul-z.ch
  • format: json => für Ausgabe der Veranstaltungen im JSON-Format

Beispiel-Ausgabe:

Die Veranstaltungen werden im XML-Format ausgegeben. Die Daten müssen zwecks Darstellung auf der externen Webseite entsprechend verarbeitet werden, damit sie benutzerfreundlich dargestellt werden.

Aufruf:

https://www.impul-z.ch/?events_feed=1&association_id=123&format=xml

Parameter:

  • association_id: ID des Vereins auf impul-z.ch
  • format: xml => für Ausgabe der Veranstaltungen im XML-Format

Beispiel-Ausgabe:

Die Veranstaltungen werden aufbereitet ausgegeben und können ohne Verarbeitung direkt angezeigt werden.

Aufruf:

https://www.impul-z.ch/?events_feed=1&association_id=123&format=html

Beispiel einer Einbettung mittels iFrame:

<iframe
  src="https://www.impul-z.ch/?events_feed=1&association_id=123&format=html&embed=1&show_audience=1&show_interests=0"
  style="width:100%; border:0;"
  loading="lazy"
  referrerpolicy="no-referrer-when-downgrade">
</iframe>

Parameter:

  • association_id: ID des Vereins auf impul-z.ch
  • format: html => für direkte Ausgabe der Veranstaltungen
  • show_audience: 0|1 => Ausgabe des Zielpublikums (Standard: 1)
  • show_interests: 0|1 => Ausgabe der Interessen (Standard: 1)
  • show_partners: 0|1 => Ausgabe der Partnervereine der Veranstaltung (Standard: 1)
  • embed: 0|1 => impul-z Branding (de-)aktivieren (Standard: 0)

Beispiel-Ausgabe:

Optionale Parameter für alle Formate

  • future_only: 0|1 => nur zukünftige Veranstaltungen ausgeben (Standard: 1)
  • limit: 1 bis 200 => Anzahl auszugebender Veranstaltungen (Standard: 10)

Bei der Einrichtung und Nutzung von impul-z unterstützen wir dich gerne. Sinnvoll ist Unterstützung insbesondere dann, wenn ein Verein neu aufgenommen wird, ein Sponsor erstmals Veranstaltungen publizieren möchte oder bestehende Daten strukturiert übernommen werden sollen.

Mögliche Unterstützungsleistungen:

  • Erfassen oder Überarbeiten von Vereins- und Sponsorenprofilen.
  • Einrichten von verantwortlichen Benutzerkonten und Berechtigungen.
  • Unterstützung beim Erfassen von Veranstaltungen, Kursen und Terminserien.
  • Aufbau von Helferaufgaben und Schichten für grössere Anlässe.
  • Einrichtung von Event-Anmeldungen mit individuellen Zusatzfeldern.
  • Einbindung der impul-z Agenda auf einer bestehenden Vereinswebseite per JSON, XML oder HTML.
  • Klärung von Fragen zu Datenschutz, Rollen und organisatorischen Abläufen.

Wenn du unsicher bist, welche Lösung für deinen Verein oder dein Angebot passt, kannst du deine Ausgangslage über das Formular unten beschreiben. Wir melden uns mit einem konkreten Vorschlag.

Nimm gerne Kontakt mit uns auf und teile uns deine Ideen und Verbesserungsvorschläge mit:

Beschreibe bitte dein Anliegen.